90   תקציר מנהלים      (ציון עבודה 99) כללי חנות "רהיטים מסוגננים"  נוסדה בשנת 1961 ועוסקת במסחר רהיטים תוך התמחות בתחום פתרונות השינה והאחסון. החנות מעסיקה כ- 7 עובדים ומשתרעת על פני שטח של 200 מטר מרובע. ברשות החנות שני מחסנים. בשנת 2004 , הקימה החנות אתר אינטרנט כצעד ראשון וחשוב לעידן הטכנולוגי.
מאז ומתמיד מטרותיו של הארגון הן סיפוק צרכי הלקוחות, מסירת איכות ללקוחות ומתן שירות טוב, מקצועי ומהימן, כמו כן הארגון שם דגש על מטרות כלכליות: שמירה והגדלת הרווחיות, הגדלת היקף המכירות, חדשנות,  צמיחה וגידול מתמיד בשוק הרהיטים.
מטרות הפרויקט מטרת פרויקט זה הינה לאמוד את תהליכי הארגון העסקיים והפונקציונאליים ולאפיין מערכת מידע אשר תיתן מענה מיטבי לצרכיו. בסיום התהליך הצעת מספר אלטרנטיבות ליישום מערכת מידע בארגון ומתן המלצה על מערכת ספציפית מבין האלטרנטיבות,  המהווה "BEST FIT"   לארגון.
מטרות משנה ויעדים
1 .   אפיון, שיפור וייעול תהליכי עבודה מרכזיים:
v     ניהול מלאי v     רכש וספקים v     תהליך המכירה והאספקה v     ניהול הזמנות לקוחות.
v     ניהול עובדים
2 .   אספקת מידע שוטף ופונקצית קשרי לקוחות :
v   דוחות הנהלה  סטטיסטיים v   שאילתות מזדמנות מן המערכת v   דוחות מעקב הזמנת לקוח v   מאגר לקוחות רחב ומתעדכן.
אופן ביצוע הפרויקט בתחילת תהליך ביצוע הפרויקט ערכנו סקירה של הארגון על כל היבטיו, בעלי התפקידים, מבנה ארגוני והכוחות המשפיעים עליו. שלב זה בוצע באמצעות ראיונות עומק עם בעלי התפקידים בהנהלת החנות וכן ביצוע ראיונות ותצפיות איכותיות עם בעלי התפקידים התפעוליים.
ערכנו סקירה ספרותית מקיפה בדגש על בחינת מערכות מידע לארגונים קטנים, וכן ערכנו סקירה על מתודולוגיות לעיצוב וניתוח מערכות מידע באופן כללי.
באמצעות הידע שאספנו, הן ממידע אקדמי והן מידע מתוך הארגון עצמו, ביצענו ניתוח ומיפוי של המצב הקיים בארגון ואת ההשפעות שיוצר החוסר בשימוש במערכת מידע בארגון. בשלב לאחר מכן, ערכנו מיפוי לדרישות הבסיסיות הקיימות בחנות ממערכת מידע שתוטמע בו, אפיינו את תהליכי הליבה שבהם גילינו את מירב הבעיות בניתוח המצב הקיים, עם מערכת מידע, וכן ערכנו ניתוח פונקציונאלי באמצעות תרשימי DFD לתהליכי הליבה בהם אנו מעוניינים שהמערכת תתמוך.
בשלב הסופי ערכנו חקר ישימות לבדיקת סוג המערכת המתאימה לארגון וכן בחרנו במערכת עצמה שמצאנו ע פ"י מודלים לתחקור, מתוך החלטה מושכלת כי זוהי המערכת אשר עונה בצורה הטובה ביותר על הדרישות שהגדרנו בשלב קודם.
חקר מצב קיים בניתוח המצב הקיים במפעל אפיינו חמישה תהליכי ליבה:
        ý        מכירה.
        ý        קביעת מועד אספקה והכנת משלוח .
        ý        משלוח פריט ללקוח.
        ý        רכש – הזמנת/ קבלת פריטים מספק.
        ý        ביצוע עבודות מיוחדות – תיקונים , ספירת מלאי.
גילינו כי קיימת בעייתיות במספר תחומים עיקריים:
1.       מעקב אחר הזמנות.
2.       ניהול מלאי.
3.       בזבוז זמן וירידה ברמת שירות עקב חיפוש נתונים .
4.       מחסור בדו"חות מצב ניהוליים 5.       ניהול עובדים המערכת החדשה הצורך והרעיון במערכת מידע חדשה הינו מתן פתרון אידיאלי, אפקטיבי ואופטימלי ליחסי הגומלין הקיימים בין אגפי החנות השונים. המערכת תאפשר ל"רהיטים מסוגננים" יכולת ניהולית טובה יותר ותשפר את אופן קבלת ההחלטות בחנות. בהצעתנו העלנו רעיונות לפתרון הבעיות המהותיות הקיימות, נעשה תכנון של תהליכים חדשים, הוגדרו הציפיות, הדרישות, המטרות והיעדים של המערכת החדשה. חקר ישימות לצורך יישום הדרישות שהועלו בשלב הקודם בחנו 3 חלופות:
1.       פיתוח עצמי של מערכת המידע ע"י הוספת פונקציה של מפתח מערכת כעובד זמני בארגון. באופן זה תקבל החנות מוצר אשר מתאים למידותיה, אך עם יכולת נמוכה לפיתוחים נוספים.
2.       פניה לבית תוכנה מקצועי לצורך פיתוח מערכת tailor made. גם בחלופה זו יקבל הארגון מערכת אשר תתאים לצרכיו , אך ביצוע ההדרכה וההטמעה הינה איכותית פחות מהחלופות האחרות.
3.       רכישת תוכנת מדף מבית תוכנה מוכר וגדול.
בחלופה זו, יקבל הארגון מוצר אשר אינו עונה באופן האופטימלי  על צרכיו המיידים אך קיימים בו יתרונות אחרים.
ניתוח החלופות והבדיקה, נעשו עפ"י מודל דלפי, ולהלן התוצאות:
החלופה פיתוח עצמי פניה לבית תוכנה רכישת תוכנת מדף הציון
4 .64
7.31
8 .61
דרך הפתרון האופטימלית עפ"י ניתוח המודל, הינה רכישת תוכנת מדף.
 קיימות שלוש חלופות לרכישת תוכנת מדף:
רכישת תוכנת "Zoom לעסקים" מבית התוכנה Raan מחשוב והנדסת תעשיה וניהול.
רכישת תוכנת ה- Priority"" מבית התוכנה Raan מחשוב והנדסת תעשיה וניהול.
רכישת התוכנה "MANAGER"  מבית התוכנה קריאייטיב סופטוור.
גם במקרה זה נעשה הניתוח עפ"י מודל דלפי, אך באופן מצומצם יותר, ולהלן התוצאות:
החלופה Zoom לעסקים Priority MANAGER הציון 7.58
6 .98
8 .53
החלופה הנבחרת אם כן היא הטמעת מערכת MANAGER מבית קריאייטיב סופטוור.
בסופו של התהליך בחנו את אבני הדרך לביצוע הפרויקט תוך פירוט ושימת דגש לנושא ההטמעה וההדרכה לפני ביצוע תחילת הפעילות עם המערכת החדשה. כמו כן, הוצעו פעילויות נוספות לשיפור.

1 .      מסמך ייזום. 14
1 .1    רקע ותיאור הארגון 14
1 .2    הצורך בפרויקט. 14
1 .3    מטרת הפרויקט. 15
1 .4    מצב מחשוב קיים. 15
1 .5    הגדרת המשימה. 15
1 .6    צוות הפרויקט. 15
1 .7    תיחום הבעיה. 15
1 .7.1    גבול פיסי: 15
1 .7.2    גבול לוגי: 16
1 .8    היוזם. 16
1 .9    משתמשי המערכת העתידית. 16
1 .10  מטרות המערכת. 17
1 .11  אילוצים. 18
1 .11.1  אילוצי זמן 18
1 .11.2  אילוצים כספיים. 18
1 .11.3  אילוצים טכנולוגים. 18
1 .11.4  אילוצי כוח אדם. 19
1 .12  עלויות. 19
1 .12.1  עלויות ישירות: 19
1 .12.2  עלויות עקיפות: 19
1 .13  תכנית ניהול סיכונים. 19
1 .13.1  זיהוי הסיכונים. 19
1 .13.2  הערכת סיכונים. 20
1 .13.3  ניתוח סיכונים: 20
1 .13.5  ניתוח טבלה הסיכונים. 21
1 .13.6  רמות הסיכונים בהתאם לניתוח. 21
1 .13.7  טיפול בסיכונים. 22
1 .14  אבני דרך לפרויקט. 22
2 .      הסביבה הארגונית – רקע
על הארגון 23
2 .1    פרופיל הארגון 23
2 .2    מטרות הארגון 23
2 .3    חזון הארגון 24
2 .4    מבנה ארגוני 24
2 .4.1    מנכ"ל הארגון
5
2 .4.2    סמנכ"ל הארגון
5
2 .4.3    מחלקת הכספים.
5
2 .4.4    תפקידי מחלקת מכירות + הזמנות מספקים.
5
2 .4.5    מחלקת שירות לקוחות. 26
2 .5    מוצרי החברה. 26
2 .6    ספקים מרכזיים. 26
2 .7    ניתוח סביבה עסקית. 26
2 .7.1    רקע כללי 26
2 .7.1.1     ענף הריהוט: 26
2 .7.1.2     רהיטים מסוגננים מול מתחרים : 27
2 .7.1.3     שיווק ופרסום : 28
2 .7.2    ניתוח סביבה עסקית – PEST.. 28
2 .7.2.1     Political – תנאים פוליטיים : 28
2 .7.2.2     Technological – סביבה טכנולוגית : 28
2 .7.2.3     Economic – כלכלי : 29
2 .7.2.4     Social – חברתי : 29
2 .7.3    ניתוח מיקרו – SWOT.. 29
2 .7.3.1     עוצמות – Strengths : 29
2 .7.3.2     חולשות –  Weaknesses : 30
2 .7.3.3     הזדמנויות Opportunities  –  : 30
2 .7.3.4     איומים – Threats : 30
3 .      סקירה ספרותית. 31
3 .1    הקדמה. 31
3 .2    רקע כללי 31
3 .3    מערכת מידע. 32
3 .4    מערכות מידע ממוחשבות. 33
3 .4.1    קליטת הנתונים. 33
3 .4.2    אחסון הנתונים. 33
3 .5    מחזור החיים של מערכת המידע. 35
3 .5.1    זיהוי הבעיה ( Problem recognition ) 35
3 .5.2    לימוד וניתוח מצב קיים ( System analysis ) 35
3 .5.3    חקר ישימות/בדיקת התכנות ( Feasibility study ) 35
3 .5.4    תכנון ותכן (עיצוב) המערכת (System design  ) 36
3 .5.5    פיתוח המערכת ובדיקות הקבלה (System development  ) 36
3 .5.6    הסבה ( File conversion ) 36
3 .5.7    הדרכה והטמעה (Instruction ) 37
3 .5.8    הפעלה ותחזוקה (Maintenance ) 37
3 .6    מערכת המידע בארגון 37
3 .6.1    גישת המערכות. 38
3 .6.2    גבולות המערכת. 38
3 .6.3    מטרות ומדדי ביצוע. 38
3 .6.4    קשרי המערכת עם הסביבה (קלטים ופלטים) 38
3 .6.5    רכיבי המערכת (תת מערכות) 38
3 .6.6    קשרי הגומלין בין רכיבי המערכת. 39
3 .6.7    סביבת המערכת. 39
3 .6.8    מגבלות ואילוצים. 39
3 .7    סוגי מערכות מידע. 39
3 .7.1    מערכות לעיבוד תנועות – TPS. 39
3 .7.2    מערכות מידע ניהולי – MIS. 40
3 .7.3    מערכות תומכות החלטה – DSS 40
3 .7.4    מערכת מידע אסטרטגית למנהלים בכירים – EIS. 41
3 .7.5    מערכת מידע משרדית – OIS. 41
3 .7.6    מערכת מומחה – ES. 42
3 .8    מערכות ERP.. 42
3 .8.1    מבוא. 42
3 .8.2    מדוע דווקא מערכת ERP?. 44
3 .8.3    דגשים נוספים בעיצוב תפיסת ה – ERP. 46
3 .8.4    התפתחות מערכות ה- ERP. 46
3 .8.5    סקירה קצרה של החברות המובילות. 47
3 .8.6    הגל השני של ה- ERP  – חברות קטנות ובינוניות. 48
3 .8.7    שוק ה-ERP בישראל – לאן?. 48
3 .8.8    תקלות/בעיות  במערכות ERP. 51
3 .9    גישות ומתודולוגיות לניתוח מערכות מידע. 52
3 .9.1    גישת  מחזור החיים. 52
3 .9.2    גישת  התהליכים. 52
3 .9.3    גישת  העצמים ((Object Oriented. 52
3 .9.4    גישת  אב הטיפוס. 52
3 .9.5    SSA – Structured System Analysis. 52
3 .9.6    SSD – Structured System Design. 53
3 .9.7               ADISSA.. 53
3 .10  מיפוי תהליכים בארגון  באמצעות  תרשימי זרימת נתונים. 53
3 .10.1  תכונות תרשימי זרימת הנתונים. 54
3 .10.2  ישויות ה DFD.. 55
3 .11  בחירת המערכת. 56
3 .11.1  הגישה הקלאסית: 56
3 .11.2  גישת התיווך- 57
3 .11.3  גישת "הוכחת הרעיון"- Proof of concept 57
3 .12  גישות ליישום מערכת. 57
3 .12.1  "The Big Bang". 57
3 .12.2  שיטת השלבים. 58
3 .13  הסיבות הנפוצות לכישלון מערכת המידע. 58
3 .14  סיכום הפרק. 59
4 .      תיאור תהליכים. 60
4 .1    תיאור תהליכי עבודה קיימים. 60
4 .1.1    מכירה. 60
4 .1.2    קביעת מועד אספקה. 61
4 .1.3    משלוח פריט ללקוח. 61
4 .1.4    הזמנת פריטים מספק. 63
4 .1.5    קבלת פריטים מספק. 63
4 .1.6    הכנת מוצרים למשלוח. 64
4 .1.7    תיקונים. 64
4 .1.8    ספירת מלאי 64
4 .2    תיאור מצב קיים. 65
4 .2.1    קלסר הזמנות. 65
4 .2.2    קלסר מוכנים למשלוח. 65
4 .2.3    קלסר מיועדים למשלוח. 65
4 .2.4    ספר מלאי 65
4 .2.5    פנקס הזמנות. 65
4 .2.6    פנקס חשבונית קבלה. 66
4 .2.7    פנקס תעודות משלוח. 66
4 .2.8    מחברת תיקונים. 66
4 .2.9    מחברת מכירות מחולקת לפי חודשים. 66
4 .3    בעיות במצב הקיים. 66
4 .3.1    מעקב אחר הזמנות. 66
4 .3.2    בדיקת מצבת המלאי 67
4 .3.3    בזבוז זמן בחיפוש נתונים. 67
4 .3.4    סטטיסטיקה ודוחות ניהוליים. 67
4 .3.5    רישום שעות עבודה. 67
4 .3.6    הצלבות סחורה שהגיעה. 68
4 .4    צרכים נוספים. 68
4 .4.1    מועדון לקוחות. 68
4 .4.2    פילוח לאזורי פרסום. 68
4 .4.3    בדיקת סטאטוס הזמנה. 68
4 .5    סיכומי ראיונות. 69
4 .5.1    מנהל + עוזר מנהל. 69
4 .5.2    זבנית. 69
4 .5.3    מוביל. 69
4 .5.4    מנהלת חשבונות. 69
5.      ניתוח מערכת. 70 5.1    הגדרת תהליכי מחשב. 70 5.1.1    הוספת/עדכון פריט לקטלוג 70 5.1.2    גריעת פריט מהקטלוג 71
5.1.3    חיפוש פריט. 72
5.1.4    ניהול מלאי במחסן –  קליטת (קבלת) פריטים למחסן 74
5.1.5    דוח פריטים. 75
5.1.6    הזמנה מספקים. 76
5.1.7    עדכון פרטי ספק. 78
5.1.8    הוספת ספק חדש.. 78
5.1.9    דוח זכותחובה ספק. 79
5.1.10  דוח הזמנות מספק. 80 5.1.11  קבלת פריטים מספקים. 81
5.1.12  ביצוע עסקה עם ספק. 82
5.1.13  ביצוע הזמנת לקוח. 83
5.1.14  חיפוש לקוח או הזמנה. 84
5.1.15  הכנת הצעת מחיר. 86
5.1.16  התראות על לקוחות שעדיין לא קיבלו סחורה – חצי תקופה. 87
5.1.17  שירות לקוחות. 88
5.1.18  קריאת שירות. 89
5.1.19  הפקת תעודת משלוח. 90 5.1.20  תזכורת על מעבר חצי תקופה ממועד אספקה משוער. 91
5.1.21  דוח משלוחים. 92
5.2    הצגת התהליכים בתרשימי DFD.. 94
5.3    מילון טרנזקציות. 110 5.4    עץ תפריטים. 120 5.4.1    עץ תפריטים ראשוני 120 5.4.2    עץ תפריטים שניוני – איחוד שורות. 121
5.4.3    עץ תפריטים שלישוני – ביטול תפריטים מנוונים. 122
5.5    מילון רכיבים. 123
5.5.1    מילון מאגרי מידע. 123
5.5.1.1     מאגר הזמנות. 123
5.5.1.2     מאגר תשלומים. 124
5.5.1.3     מאגר לקוחות. 1
5 5.5.1.4     מאגר פניות ללקוח. 126
5.5.1.5     מאגר קטלוג 128
5.5.1.6     מאגר הצעות מחיר. 129
5.5.1.7     מאגר מלאי. 130 5.5.1.8     מאגר ספקים. 131
5.5.1.9     נותני שירות. 132
5.5.1.10   הזמנות מספקים. 133
5.5.1.11   הזמנות מספקים. 133
5.5.2    מילון ישויות חיצוניות. 135
5.5.2.1     ישות E1 – לקוח. 135
5.5.2.2     ישות E2 – מוכרן 136
5.5.2.3     ישות E3 – מנהל. 137
5.5.2.4     ישות E5 – ספק. 138
5.5.2.5     ישותE6  – הנהלת חשבונות. 138
5.5.2.6     ישות E7 – מוביל. 139
5.5.2.7     ישות E8 – נותני שירות. 139
5.5.2.8     ישות E9 –  שירות לקוחות. 139
6 .      חקר ישימות. 141
6 .1    תיאור החלופות. 141
6 .1.1    פיתוח עצמי 141
6 .1.1.1     אופן היישום: 142
6 .1.1.2     עלות. 142
6 .1.1.5     : 142
6 .1.1.6     יתרונות: 142
6 .1.1.7     חסרונות: 142
6 .1.2    רכישת מוצר מדף. 143
6 .1.2.1     אופן היישום: 143
6 .1.2.2     יתרונות: 143
6 .1.2.3     חסרונות: 144
6 .1.3    בניית תוכנה המותאמת אישית לצרכי הארגון דרך בית תוכנה. 144
6 .1.3.1     אופן היישום: 144
6 .1.3.2     יתרונות: 145
6 .1.3.3     חסרונות: 145
6 .2    קריטריונים לבחירת המערכת. 145
6 .2.1.1     קריטריונים פונקציונאליים   –  55%: 146
6 .2.1.2     קריטריונים בתחום מידע – 8%: 147
6 .2.1.3     קריטריונים בתחום הטיפול לאחר המסירה – 10%: 147
6 .2.1.4     קריטריונים בתחום התוכנה –  10%: 148
6 .2.1.5     קריטריונים בתחום כוח אדם – 10%: 148
6 .2.1.6     קריטריונים בתחום חברה/ספק  – 2%: 149
6 .2.1.7     קריטריונים בתחום חומרה –  5%: 149
6 .2.1.8     קריטריונים בתחום העלות. 149
6 .3    החלופה הנבחרת – רכישת תוכנת מדף. 152
6 .3.1    רכישת תוכנה "Zoom לעסקים" מבית Raan מחשוב : 152
6 .3.1.1     עלות משוערת: 153
6 .3.1.2     יתרונות: 153
6 .3.1.3     חסרונות: 154
6 .3.2    רכישת התוכנה "Priority" מבית Raan מחשוב והנדסת תעשיה וניהול: 154
6 .3.2.1     עלות משוערת. 155
6 .3.2.2     יתרונות: 155
6 .3.2.3     חסרונות: 155
6 .3.3    רכישת תוכנת " MANAGER" מבית" "CREATIVE SOFTWARE: 155
6 .3.3.1     עלות משוערת. 157
6 .3.3.2     יתרונות: 157
6 .3.3.3     חסרונות: 157
6 .3.4    בחירת תוכנת מדף מועדפת. 157
6 .3.4.1     תוצאות מודל דלפי לניתוח החלופות: 158
6 .4    תוכנת המדף הנבחרת " "MANAGER.. 160
6 .4.1.1     התועלות מתוכנת "MANAGER" לארגון: 160
6 .4.1.2     יתרונות בקניית  תוכנת "MANAGER" : 161
6 .5    תהליך היישום, ההטמעה וההדרכה. 161
6 .5.1    אבני דרך בהטמעת המערכת: 162
6 .5.1.1     אפיון תהליכים ונהלי עבודה : 162
6 .5.1.2     רכישת החומרה והמערכת : 162
6 .5.1.3     הסבת/ הקמת נתונים במערכת : 162
6 .5.1.4     הדרכות משתמשים : 162
6 .5.1.5     העלאת המערכת לאוויר ותמיכה : 163
6 .6    שינוים עתידיים. 164
6 .7    סיכום ומסקנות. 164
6 .8    המלצות נוספות. 167
7.       ביבליוגרפיה. 169
8 .       נספחים. 170