עבודה בקורס ניהול ניהול אדמיניסטרטיבי

 

שאלה 1:

א:

לשכת מנכ"ל עיריית החוף השקט

                                                                                                                                  כ"ג תשרי

                                                                                                                                     1.1.17

לכבוד:

מנכ"ל המשרד לביטחון פנים

 

                           הנדון:  סיוע במיגון מוסדות ציבור בעיר

פתיחה:

בהמשך לשיחתנו בעניין מיגון העיר ספר הנמצאת על הגבול ונמצאת בסכנה מתמדת תרם קיבלתי את הסכום של 2 מילון ₪ כפי שסוכם.

גוף המכתב:

בתאריך 1.1.17 סוכם כי יועבר לעיר באופן דחוף סכום של 2 מילון שקלים, כסף זה לצורך מיגון העיר ספר שנמצאת בסכנה מוחשת לחדירת מחבלים וסובלת מירי רקטות באופן תמידי, בפגישה שנערכה סוכם כי העיר תקבל את הכסף מידית. לאחר חצי שנה שהכסף לא הועבר פניתי למזכירת מנכל משרד הפנים לצורך הסברים בנושא והיא לא השיבה לי תשובה בנושא, לאחר חודש פנה אליי סמנכ"ל המשרד ואמר לי שהכול עובד אצלכם לאט. אנו רואים זו בזלזול בחיי אדם, זלזול באנשי ציבור ומבקשים לקבל את הסכום שסוכם מידית כדי שנמגן את העיר כמה שיותר מהר.

סיום המכתב:

אבקש להעביר את 2 מיליון השקלים בהקדם המרבי כדי להציל חיי אדם ולתת ביטחון לתושבים החיים בעיר.

 

בברכה,

ד"ר יוסף געש  מנכ"ל עיריית החוף השקט.

ב:

עקרון התכנון:

על מנת לכתוב מכתב יש לתכנן אותו מה המטרה שלו, מה התוכן שלו ומה המסר המרכזי שלו. דוגמא שבאה לידי ביטוי במכתב שכתבתי היא: קודם תכננתי איך המכתב יראה  בצורה הבאה: הנדון, פתיחת המכתב, גוף המכתב והסיום. זה בא לידי ביטוי בסדר המכתב שכתבתי.

עקרון הקיצור:

חשוב שהמכתב יהיה קצר ותמציתי, יש לעסוק בתפל ולא מסביב, יש לכתוב משפטים קצרים הניתנים להבנה. דוגמא שבאה לידי ביטוי במכתב שכתבתי היא:  "בפגישה שנערכה סוכם כי העיר תקבל את הכסף מידית" במקום לכתוב את כל השתלשלות הפגישה.

עקרון האדיבות:

מכתבים רשמיים יש לכתוב בשפה יפה ונעימה, יש לשמור על כבוד האדם שאליו פונים. יש לשמור על רוח טובה גם במצבים לא הכי נעימים. דוגמא שבאה לידי ביטוי במכתב שכתבתי היא: "אבקש להעביר את 2 מיליון השקלים בהקדם המרבי כדי להציל חיי אדם ולתת ביטחון לתושבים החיים בעיר". יכולתי לפנות למנכל בצורה לא מכבדת כי באמת שהגיעו מים עד נפש אך במכתב רשמי יש להתכתב בצורה נקיה ונעימה ככל הניתן.

עקרון הבהירות:

המסר אמור להיות חד וחלק, זה מונע תקלות ובזבוז זמן חשוב לכתוב דברים שאינם ניתנים לפרשות אלא ברורים לצד השני, בפשטות ובשפה נעימה. דוגמא שבאה לידי ביטוי במכתב שכתבתי היא: "אבקש להעביר את 2 מיליון השקלים בהקדם המרבי כדי להציל חיי אדם ולתת ביטחון לתושבים החיים בעיר". הבהרתי למנכל משרד הפנים שהם צריכים להעביר את הכסף באופן הדחוף ולא לעקב את התשלום.