1 .   תקציר מנהלים מרכז קהילתי ויצ"ו הוא ארגון שהוקם לא למטרת רווח. המרכז מסובסד חלקית על ידי ארגונים שונים.
ארגון זה עוסק בהצעת פעילויות שונות בתשלום, כגון: חוגים, קורסי הכשרה, קייטנות ושיעורי עזר לילדים, סמינרים וטיולים.
בארגון ישנם 5 עובדי מרכז ועוד מספר רב של מדריכים ומורים שמועסקים בויצ"ו לפי חוזה.
את כל ההוצאות שלהם הם משלמים באמצעות התרומות והתקציב ושאר ממנים ארגונים המסבסדים אותם.
המערכת הקיימת – המערכת הקיימת במרכז היא ידנית בעיקרה למרות שקיימים מספר מחשבים, קבצי WORD ו-EXCEL בודדים. כל המידע עבור הלקוחות, חוגים, עובדים, ציוד במלאי ותשלומים נשמר בתיקיות. וכל ההזמנות, ניהול מערכת שעות ויומן פגישות מתבצע על ידי טפסים ידניים.
הבעיות במערכת הקיימת – המערכת החדשה אמורה לפתור בעיות של המרכז הנובעות מאי קיום מערכת מידע ממוחשבת מסודרת, כגון: חוסר בקרה בתהליכים קיימים, זמינות ואיכות מידע לא סביר, הצטברות נתונים רבים, היווצרות כפילויות מידע ועוד.
יעדיה העיקריים של המערכת החדשה לשפר משמעותית את הניהול הכללי של המרכז ובכך לשפר את שירותיו, להגדיל ושמר את החברים ונרשמים חדשים. כל זה היא תשיג על ידי ניהול מסודר של לקוחות, כוח-אדם, מלאי וחוגים.
התועלות של המערכת החדשה – יתאפשר ניהול קשרי לקוחות ופניות לקוחות ביתר קלות ודיוק ובכך היא תבטיח גידול במספר נרשמים.
כמו כן על ידי יישום המערכת יפתרו בעיות רבות במרכז ויצ"ו שנוצרות בגלל המערכת הידנית הנוכחית.
הפרויקט הוא לא גדול, לכן עם 3 אנשי צוות משך הזמן הדרוש להשלמת הפרויקט לא יותר משנה.
הסיכונים העלולים לפגוע ביישום המערכת: קשיים בהטמעת המערכת החדשה וזמן רב עד להתחלת עבודה שוטפת בגלל ניסיון מועט של עובדי המרכז בשימוש במחשב, בעיות עדכון הנתונים במערכת מיד אחרי הטמעתה בגלל העובדים שעדיין לא רגילים להשתמש בה, נפילת המערכת וקובץ DATA BASE פגום.
מערכת מידע ממוחשבת חדשה תנהל את המידע בצורה הטובה ביותר והיעילה ביותר.