תוכן עניינים
נושא                                                                                                   עמוד א.         הבעיה  הארגונית                                                                                                
3 -4
                                                                                    ב.         ניתוח גורמיה, השפעותיה ותוצאותיה של הבעיה                                                5-15
                                      ג.          אלטרנטיבות לפיתרון הבעיה                                                                             
1 6-18
                                                              ד.         סיכום                                                                                                           19
ה.          ביבליוגרפיה                                                                                                            20    א.  הבעיה הארגונית המקרה שבחרתי לעסוק בעבודה זו, מתרחש בחברת תקשורת שבה עבדתי לפני מספר שנים עם שחרורי מהצבא. חברה זו נחשבת בין החברות המובילות בארץ העוסקות ביבוא מוצרי תקשורת, קרי טלפונים, פלאפונים וכדומה. כמו כן מייצגת החברה יצרני מכשירי חשמל הגדולים בעולם בתחומם. התפקיד אותו מילאתי בחברה זו הוא מזכירת מנכ"ל. לשם כך עברתי תהליך מיון קפדני שכלל מבחנים אישיותיים והשכלתיים, אשר הותאמו במיוחד עבור משרה זו על ידי חברת מיון והשמה עימה חברה זו קשורה.  לאחר שעברתי משוכה זו, המשכתי לראיון אישי עם מנהלת כוח האדם של החברה ולאחר מכן עם העוזרת האישית של המנכ"ל, ובעקבות אישורה והמלצתה, התחלתי לעבוד בחברה.
לשכת המנכ"ל מורכבת מחמישה אנשים.
המנכ"ל, העוזרת האישית וראש לשכתו, עורכת דין המתמחה בחוזים, אשת יחסי ציבור ושתי מזכירות אישיות (שעובדות במשמרות שונות, מלבד שעת חפיפה אחת). המזכירה אותה החלפתי עבדה בלשכה כ-4 שנים, ולאחר שיחה קצרה עימה הבנתי כי היו אלה ארבע שנים קשות ומעיקות. זו השנייה שכרגע עובדת בלשכה, מועסקת בחברה כ–5 חודשים , וזאת היא משרתה הראשונה לאחר שחרורה מהצבא. הלשכה ממוקמת בכניסה לבניין המשרדים ומבודדת משאר החברה בכך שמהווה את המשרד היחידי הקיים בקומה הראשונה, דלת הכניסה ללישכה תמיד נעולה (אוטומטית) ויש היתר כניסה רק לעובדי הלשכה ולאלו המוזמנים לדיונים.
מקום המזכירה, כמובן הוא בכניסה למשרד, שם יש חדר המתנה ולאורך הלשכה יש שלושה חדרי עבודה, חדר דיונים, מטבחון וחדר עבודתו של המנכ"ל. הבידוד הנדון נמשך עד לחדרו של המנכ"ל שכן בזמן שבשאר חדרי העבודה הדלתות תמיד פתוחות, דלתו תמיד סגורה.
הבעיה הקיימת בלשכה זו צצה ועלתה מייד עם יומי הראשון בתפקיד. כל התקשורת אל המנכ"ל הייתה חייבת לעבור דרך ראש לשכתו ועוזרתו האישית, שמתפקדת מחוץ לשעות העבודה גם כאשתו. לא היה ניתן לפנות מיוזמתך אל המנכ"ל, וכל יוזמת תקשורת הייתה חד כיוונית. הקושי צץ במלוא חריפותו, כאשר עוזרתו לא הייתה במשרד ולא ניתן היה לתקשר עימה פנים אל פנים, אלא באמצעות הטלפון, ולעיתים גם כלי עבודה זה לא היה זמין.
דרך זו כמובן הביאה לכשלים בתקשורת הבין-אישית והעסקית עם המנכ"ל, ובהחלט פגמה במוטיבציה שלי כמזכירה אישית לעשות מעל ומעבר במילוי תפקידי. חשוב לציין כי שיטת עבודה זו פגעה כמו כן במספר מקרים באופן ישיר בעבודתו של המנכ"ל, וזאת משום שמסרים חשובים לא הועברו אליו בזמן, או שהועברו בצורה שגויה ומטעה.
ברצוני להוסיף ולציין בנקודה זו, כי בבסיסו של הגדרת התפקיד "מזכירה", מופיעה העובדה כי זהו תפקיד אמון. המשמעות היא שמנהלים בכירים בכלל ומנכ"לים בפרט, הן בתחום האזרחי והן בתחום הצבאי, מקנים חשיבות רבה לתפקיד המזכירה האישית. היא זו אשר חשופה לרוב המידע, אם לא לכולו, המגיע אל המנהל, וכמובן שגם חייו האישיים פרושים לפניה כ"ספר פתוח".
משום כך כאשר מנהל בכיר עוזב חברה ופונה לחברה אחרת, לרוב הוא לוקח עימו "כנדוניה" מהחברה הישנה, את ראש לשכתו ואת מזכירתו האישית. יתרה מכך, קאנטר (1977) בהקשר זה של תפקיד המזכירה מוסיפה, כי עבודת הפקידה/מזכירה והיחסים בינה לבין המנהל מתאימים למה שוובר הגדיר "patrimonial" – מנהלים בוחרים את המזכירות שלהן על בסיס שיקול דעת אישי ושרירותי שלא בהכרח קשור לכישורים שלהן אלא למאפיינים אישיים, והופכים את המזכירה לחלק מהפמליה הפרטית שלהם. בעבודתי בלשכה זו הרגשתי כי שום אמון לא מתפתח ביני לבין המנכ"ל. וזאת לא רק משום שלא היה למנכ"ל חלק בשיקול הדעת בעת הבחירה בי לתפקיד, ולא רק בשל העובדה שלא נרקמו שום יחסים ביני לבין המנהל כמעט באף מישור, אלא בעיקר בגלל שכל ניסיון לבנות בסיס איתן לאמון, נגדע בעודו באיבו על ידי עוזרתו/אשתו.  כתוצאה מכך, לאחר כחצי שנה ארוכה ומתסכלת הרגשתי כי נכשלתי בתפקידי, וכי כל ניסיונותיי, הן לבנות אמון בקבוצה קטנה זו, והן לבסס קו תקשורת ישיר ומיידי, עולים בתוהו. מסקנתי הייתה כי מיציתי את תפקידי בפורום זה וברצוני לעזוב . ואכן כך היה.
בפרק הבא של עבודתי אדון בגורמים האפשריים לבעיה, השפעותיה על תפקוד הקבוצה ותוצאותיה. הניתוח יתבסס על תיאוריות הדנות במהות הקבוצה, ליכודה והקשיים העומדים בדרכה, הן ברמת המיקרו-העובד הזוטר, והן ברמת המאקרו-הקבוצה. בפרק האלטרנטיבות לפתרון הבעיה, אנסה "לכתוב" סוף קצת יותר אופטימי מזה שחוויתי בעבודתי, אעלה רעיונות כיצד ניתן להימנע מכשלים אלה, ובמידה וישנם, כיצד יש להתמודד עימם.