פרויקט גמר תואר ראשון בניהול בנושא ניהול רב פרויקטאלי

תקציר העבודה

תקציר מנהלים ארגונים רבים מנהלים מספר פרויקטים במקביל בסביבות סטוכסטיות ודנאמית. מחקרים על סביבה רב פרויקטאלית קטן ביחס למחקר על ניהול של פרויקט בודד.
בנוסף רוב המחקרים המניחים שסביבת ניהול רב פרויקטאלית היא דטרמיניסטית – הנחה אשר אינה נכונה בדרך כלל במציאות ואימוצה עלול להביא לתוצאות גרועות לארגון.
כמו כן, הידע הנוכחי בנושא פתרון בעיות ניהול במערכות רב פרויקטאליות, דינאמית וסטוכסטיות אינו מספק.
קיים צורך בכלי ניהולי המדריך כיצד לבחור קריטריון החלטה עבור סוג בעיה מסוים ובאיזה כלים ושיטות יש להשתמש על מנת להגיע לפתרון המסתפק (משביע רצון), אשר יביא לשיפור משמעותי במצב המערכת ואינו מחפש את הפתרון המושלם. כל אלו הם סיבות ותנאים להנעת פרויקט גמר להלן.
העבודה מבוססת על סביבה רב פרויקטאלית בתעשיית הבנייה (ייעוץ) ומתמקד בפרויקטי פיתוח תכניות בנייה (תיק תכנון חשמל). ד.
בר עקיבא מהנדסים יועצים (ישראל) בע"מ – חברת ייעוץ עוסקת בתכנון חשמל, מבנים ותשתיות, משנת
1 979. החברה מדורגת במקום שני בין משרדי תכנון חשמל, על פי דו"ח של Dun and Bradstreet ומעסיקה כ-30 עובדים.
בסביבה כזו מנוהלים מספר פרויקטים במקביל, כמו כן החברה מנהלת כ-190 פרויקטי תכנון חשמל.
בנוסף הסביבה היא דינאמית: עם חלוף הזמן, הפרויקטים המבוצעים מסתיימים ופרויקטים חדשים מגיעים. כמו כן, הסביבה סטוכסטית: לאי הוודאות יש השפעה משמעותית על מאפייני הפרויקטים, למשל, משכי הפעילויות הם אי ודאיים.
בפרויקט גמר זה מוצגת גישה המספקת מסגרת לבחירת קריטריון החלטה וגישת פתרון לבעיות ניהול בסביבות רב פרויקטאלית. יחד עם יישום הגישה המוצגת, אשר מתחשבת באופי הסטוכסטי של הסביבה ובמאפיינים הייחודיים של הבעיה, ארגונים רב פרויקטאליים עשויים לשפר את ביצועיהם. העבודה עוסקת בבעיות הנוגעות ברמת ההחלטה התפעולית של ארגונים ועם השלכות לרמה האסטרטגית. הגישה היא מתודולוגיה מחזורית בעלת שלושה מנגנונים, המאפשרת גמישות רבה ולא דורשת השקעה משמעותית של משאבים. כל הנהלה ולא רק בחברות ייעוץ, אלה כל ארגונים קטנים המעוניינים בהשבחת ערך יכולים לאמץ מתודולוגיה זו ללא השקעה רבה ועם תרומה מהותית.
הביצועים התפעוליים של שיטת השרשרת הקריטית בסביבה רב פרויקטאלית, סטוכסטית ודינאמית מניבים שיפור ניכר בהשוואה לביצועי סביבה לא מבוקרת, כפי שהיה בתחילת הפרויקט. יחד עם זאת חמש צעדי שיפור מתמיד נותנים מענה לבעיות מתעוררות בתפעול עם זיהוי נכון של אילוצי משאבים והבחנת השלכות אסטרטגיות עבור כל קריטריון החלטה, במיוחד כשהנהלת החברה מורכבת ממהנדסי חשמל, כלומר ללא ידע ניהולי בסיסי ומנהלים את ארגון. מנגנון השלישי של מתודולוגיה הוא תזמון אשר מתבסס אי עוולות המחיר ומאפשר לתמחר פרויקטים נכון יותר, לעומת וויתר וכתוצאה ניצול התפעול באופן לא אפקטיבי.
תרומת הפרויקט היא בגישה הכוללת, המשמשת מסגרת לפתרון בעיות ניהול התפעול בסביבות רב פרויקטאלית. עקב היותה הגבלה של זמן שהוגדר במסגרת הפרויקט גמר בתעשייה, לא יכולנו למדוד תוצאות סופיות ואמיתיות. לאור זאת שכלים ניהוליים לא מניבים פרות בן לילה אחד. אף על פי כן מחקרים שעסקו במדידת ביצועים של אותם שיטות שהשתמשנו יחד עם תוצאות שמגיעות מהחברות שהטמיעו במציאות, בממוצע המתודולוגיה שלהלן צפויה להניב שיפור ביצועים בין 20-40% בתפוקת המערכת, ללא התחשבות בהשקעת משאבים הנדרשים.
תוכן עניינים
פרק 1 – מבוא לפרויקט   6
1 .1                 ארגון  6
1 .2                 בעיה במצב הקים   12
1 .3                 מטרות הפרויקט   13
1 .4                 חשיבות וערך המוסף של הפרויקט   14
פרק 2 – ניתוח ושיטת העבודה   15
2 .1                 מבוא   15
2 .2                 ניתוח מצב קיים   17
2 .3                 מסקנות מעשיות   19
פרק 3 – סקר ספרות   20
3 .1                 מבוא   20
3 .2                 ניהול רב פרויקטלי  22
3 .3                 מתודולוגיות לניהול פרויקטים   23
3 .3.1   סביבת פרויקט יחיד                                                                                                                             23
3 .3.2   סביבה רב פרויקטלית                                                                                                                    26
3 .4                 דיון וסיכום   32
פרק 4 – מתודולוגיה לניהול רב פרויקטלי (תוצר הפרויקט)  34
4 .1                 רקע   34
4 .2                 אבחון המערכת   35
4 .3                 מנגנון תכנון ובקרת פרויקטים   41
4 .4                 מנגנון תזמון וקבלת פרויקטים   46
4 .5                 אינטגרציה והטמעה               48
פרק 5 – השלכות הפרויקט   49
5.1                 תוצאות מעשיות וצפויות   49
5.2                 המלצות ומסקנות   51
5.3                 סיכום   53
ביבליוגרפיה   54
נספחים   55
רשימת תרשימים תרשים 1.1:
נישת תכנון חשמל בפרויקט בנייה טיפוסי                                                                           6
תרשים 1.2:
מבנה ארגוני של ד.
בר עקיבא                                                                                           7
תרשים 1.3:
תשומות תכנון חשמל                                                                                                     7
תרשים 1.4:
שלבי ביצוע תכנון חשמל מפורטים                                                                                   
8 תרשים 2.1:
דיאגראמת ניתוח עץ תב"רים תמציתי                                                                               17
תרשים 3.1:
תופעת ריבוי משימות מזיק והשלכות                                                                               
2 7
תרשים 3.2:
דוגמה של הערכות זמנים מסורתי לעומת שרשרת קריטית                                                     28
תרשים 3.3:
אופן שימוש בבאפר (אזורי סיכון)                                                                                    
2 9
תרשים 3.4:
מדידת ביצועי הפרויקט באמצעות ניהול באפר פרויקט                                                          29
תרשים 4.1:
מתודולוגיה לניהול רב פרויקטאלי (תוצר הפרויקט)                                                              
3 3
תרשים 4.2:
חמשת צעדי השיפור המתמיד                                                                                          36
תרשים 4.3:
נצילות סוגי משאבים לעומת מחיר                                                                                  
3 6
תרשים 4.4:
טופס תכנון ובקרת פרויקטים                                                                                          39
תרשים 4.5:
טופס קבלת וסגירת פרויקטים – חלק של תכנון הפרויקט                                                      
3 9
תרשים 4.6:
טופס קבלת וסגירת פרויקטים – חלק של בקרה כללית של הפרויקט                                         40 תרשים 4.7:
דוגמה לבקרת תקציב לפי שרשרת קריטית לעומת גישה מסורתית                                           41
תרשים 4.8:
תקשורת וטפסים                                                                                                        
4 1
רשימת טבלאות טבלה 1.1:
חלוקת משאבים בפרויקט טיפוסי                                                                                       
8