מסמך אפיון למערכת מידע מערכת ניהול מבחנים אמריקאיים המכללה למנהל מודול 8
גירסה:    1.0
1 .       יעדים:
1.1. לקוח/מומחה היישום (משתמש עיקרי) המערכת המיועדת תנהל את מערך הבחינות האמריקאיות (רב-ברירה) של המכללה למנהל בשלב ראשון, ושל מוסדות נוספים בשלב שני.
המשתמש העיקרי הוא מדור מבחנים במכללה, בשיתוף פעולה עם המרצים והמתרגלים. משתמשים נוספים הם רכזי מקצועות/התמחויות ועד רמת דיקאן בי"ס שהם משתמשים במערכת לצורך הפקת דוחות אסטרטגיים.
המערכת תנהל את מערך הבחינות מרמת ניסוח השאלה, דרך ריכוז כלל מאגרי השאלות, התשובות, המסיחים , הציונים, המרצים, הקורסים, נושאי לימוד, ההתמחויות, הסטודנטים, מועדי הבחינות, מידעים חריגים, הרשאות שימוש, דרך יצירה אוטומטית של הבחינות בהתאם לחוקים שיוגדרו, הפקת המבחנים עד בדיקת המבחנים בשיטה יעילה ככל האפשר וכלה בהפקת דוחות אסטרטגיים.
1 .2.    יעדים ומטרות
1 .2.1.        יעדים
1 .2.1.1. יצירה וניהול מאגר של שאלות אמריקאיות (רב-ברירה) ופתרונן (מסיחים)
1 .2.1.2. יצירה וניהול מאגר בחינות ופתרונן של המכללה למנהל.
1.2.1.3. ניהול מעקב היסטוריה אחר תוצאות הבחינות והציונים.
1.2.1.4. רישום ומעקב פעילות המשתמשים במערכת.
1.2.1.5. הפקת דוחות תפעוליים ואסטרטגיים על פי דרישה.
1.2.2.        מטרות
1 .2.2.1. המערכת תאפשר הזנה ועדכון אוטומטיים של שאלות ומסיחים, על ידי המשתמשים בהתאם לרמת ההרשאה. כל שאלה תשויך לבי"ס, לקורס, למרצה (תורם השאלה) ותהיה בעלת דרגת קושי מסוימת.  (כיום הזנה ידנית בלבד)
1 .2.2.2. המערכת תיצור שאלוני מאסטר לכל מקצוע נלמד עם כלל השאלות והמסיחים המתאימים למקצוע.
1.2.2.3.  הזנה אוטומטית של מסיחים, על ידי המשתמשים בהתאם לרמת ההרשאה.
1.2.2.4. המערכת תצמצם את שעות האדם הדרושות להפקת מבחנים אקראיים לשעה אחת (המצב כיום: ארבע שעות למבחן[1])
1 .2.2.5. המערכת תקצר את זמן בדיקת המבחנים ליום עבודה אחד (כיום שבועיים[2])
1 .2.2.6. עקב השימוש המערכת , יקוצר משך הזמן בין המועדים בכל סמסטר ל- שבוע (כיום: חודש ימים[3])
1 .2.2.7. המערכת תייעל את תהליך הזנת השאלות, בחירת המסיחים וניהולם כך שהוספת שאלה למערכת תארך כ- 5
דקות (כיום תהליך ידני מסורבל האורך למעלה משעה נטו)[4]
1 .3.              בעיות
1 .3.1.        בעיות שהמערכת אמורה לפתור
1 .3.1.1. כיום העבודה מתבצעת ע"י הזנה ידנית של השאלות למערכת, תוך בדיקת המתרגל כי התשובה הראשונה בשאלון המאסטר הינה הנכונה וכי אין שגויים. לאחר כניסת המערכת העבודה תתבצע באופן אוטומטי ע"י המחשב.
1.3.1.2. קיצור זמן המתנה לציונים, וקיצור משך הזמן בין מועדי בחינות
1 .3.2.        בעיות שהמערכת לא תפתור
1 .3.2.1. המערכת תפתור בעיות אדמיניסטרציה, ניהול ודיווח אך בעיות ניסוח לא יוכלו לקבל מענה באמצעות המערכת הנ"ל.
1.3.2.2. המערכת אינה פותרת בעיות בניהול מבחנים לא אמריקאיים.
1.3.3.        בעיות שהמערכת החדשה עשויה ליצור.
שגיאת בהזנת נתוני שאלה, חזרה על שאלות זהות בניסוח שונה וככלל בעיות הקשורות בתוכן השאלות והמסיחים עלולות להיווצר במערכת.
1.4.              הקשר הארגוני/עסקי
1 .4.1.        יעד יעדה העיקרי של המערכת היא ארגון וניהול מערכת המבחנים במכללה החל מכתיבת שאלה וכלה בניתוח שיעורי ההצלחה בבחינות. המערכת מפיקה שאלונים אקראיים בהתאם לתעודות זהות, מנהלת מעקב אחר הציונים והכנת דוחות תפעוליים ואסטרטגיים לפי דרישה.
1.4.2.        מדור בחינות   מרכז השירות לסטודנט   תרשים ארגוני
1 .5.              קשר לתוכנית עבודה שנתית תוכנית העבודה היא לשנה אקדמית וסמסטריאלית. בכל סמסטר מופקים שאלונים אקראיים ומתקיימת תקופת בחינות עם שני מועדים, ובכל שנה אקדמית 3 סמסטרים מובנים.

1 .6.              ישימות ועלות תועלת
1 .6.1.        תועלת וחסכונות במונחים כספיים המערכת תקצר זמן בדיקת מבחנים, תחסוך בשעות עבודה של מתרגלים ומרצים, תקטין את כמות הערעורים. בשלב זה לא ניתן לכמת את ערך החיסכון הכספי. הערכה גסה לעלות המערכת בסעיף 5.
1.6.2.        ישימות המערכת: איכות וטיב כרגע לא ניתן להצביע על אילוץ זה.

1 .7.              אופק זמן
1 .7.1.        בחירת חברה מפתחת
1 .7.2.        גמר ניתוח עד 15/3/2005
1 .7.3.        גמר הפיתוח עד 30/7/2005
1 .7.4.        תאריך הפעלת המערכת ב- 1/9/2005
[1] הנחת עבודה [2] הנחת עבודה [3] הנחת עבודה [4] הנחת עבודה