בית ברל עבודה אישית במודול 2015 – ניהול משאבים חברת זירוקס ישראל מספר מילים: 4355
ספטמבר 2003
תקציר מנהלים כהמשך לעבודה אשר בה נבחנו תהליכים בחברת זירוקס ישראל, זיהיתי את הבעיות, והצעתי שיפורים ברוח הקייזן, בעבודה זו אתמקד בהצעה לשינוי ושיפור דרסטי בשיטת ה- BPR.  על מנת לייעל ככל הניתן את הפעילויות הבעייתיות בחברת זירוקס ישראל, אני מציע להקים מערכת מידע כוללת (ERP) שתאחד את הפעילויות הדורשות שיפור, למערכת אחת שתקצר משמעותית את זמני הפעילויות (כולל תהליכי המכירה ללקוחות, ההזמנות והרכש).
לצורך יישום מערכת מידע מסוג זה, תידרש ההנהלה לקבל החלטה ברוח ה- BPR, דהיינו, פירוק של המערכות הקיימות ובנייה מחדש של המערכת החדשה בהתאם לצרכים של הארגון. בעבודה זו אציג את השיקולים שעומדים בפני ההנהלה בבואה להחליט על יישום תהליך שיפור דרמטי מסוג זה, אציג את הפרוייקט תוך שימוש בכלים של ניהול פרוייקטים, את לוחות הזמנים והמשאבים הדרושים, ולבסוף, אציג את מראה התהליכים הצפויים בארגון לאחר יישום ה- BPR.
חברת זירוקס עוסקת במו"פ, ייצור ושיווק של מגוון מוצרים ושירותים בתחום המיכון המשרדי, בחלק השני של עבודה זו אציע לארגון מתודולוגיה לפיתוח מוצרים חדשים. זו תכלול בדיקות של ההיבטים השיווקיים, התפעוליים והכלכליים, את התהליכים המתרחשים בפיתוח של מוצר חדש, שלבי הפיתוח, הבחינה והכניסה לייצור.
הצעה זו הינה כללית והיא תתאים לחברת זירוקס בפיתוח של כל מוצר חדש (כולל מוצרי חומרה, תוכנה או שירותים חדשים).
תוכן עניינים
תוכן עניינים. 3
הקדמה – התהליכים אשר נבדקו בזירוקס. 4
1 .    מכירה ללקוחות סופיים. 4
2 .    רכש פנים (מקומי, ישראל). 4
3 .    רכש חוץ (חו"ל). 4
הבעיות העיקריות והצעות לשיפור. 5
תהליך BPR.. 7
פרוייקט מערכת המידע – כללי 9
משאבים ואילוצים. 10 פרוייקט השיפור בזירוקס ישראל – הקמת מערכת מידע כוללת – ERP. 11
הצגת הפרוייקט בתרשים Gantt. 12
הצגת הפרוייקט על ידי רשת PERT. 13
תוצאות השיפור – התהליכים המשולבים במערכת ה- ERP. 14
תוצאות השיפור – תהליכי המכירות וההזמנות. 15
תוצאות השיפור – תהליך רכש הפנים. 16
תוצאות השיפור – תהליכי המכירות וההזמנות. 17
מתודולוגיה לפיתוח מוצרים חדשים. 18
סיום שלבי הפיתוח. 23
ביבליוגרפיה. 24
הקדמה – התהליכים אשר נבדקו בזירוקס
1 .     מכירה ללקוחות סופיים ü     בתחילת התהליך – באמצעות טלמרקטינג ללקוח הפוטנציאלי; ü     קביעת פגישה בין הלקוח לאיש המכירות; ü     הדגמת המוצר/הפתרון ע"י איש המכירות (או מומחה המוצר – בהתאם לצורך); ü     מתן הצעת מחיר, כאשר איש המכירות מוסמך לסגור את המכירה רק לפי מחיר המחירון; ü     הנחה בסיסית ניתנת ע"י מנהל המכירות והנחה מיוחדת ניתנת אך ורק ע"י המנכ"ל; ü     לאחר סיום העסקה – איש המכירות ממלא טופס ידני ובו פרטי הלקוח והעסקה; ü     הטופס מועבר למח' השיווק כדי למלא את התצורה המתאימה והתמחור; ü     הטופס מועבר למנהל המכירות לאישור; ü     הטופס מועבר למנהל הכספים לאישור הפרטים הפיננסים.
2.     רכש פנים (מקומי, ישראל) ü     מנהל הרכש מקבל דרישה לרכש מגורמים שונים בחברה; ü     פניה ע"י מנהל הרכש לספקים הפוטנציאלים בבקשה לקבלת הצעות מחיר; ü     ניהול משא ומתן עם הספקים כדי לקבל הצעות מחיר נמוכות ותנאי תשלום טובים; ü     התוצאות מועברות למנהל התפעול לאישור ואם יש צורך – גם לאישורו של המנכ"ל; ü     עם קבלת האישור, מנהל הרכש מפיק הזמנת רכש מקומית ומעביר אותה לספק; ü     אספקת המוצר/השירות מתבצעת ישירות לארגון, בהתאם לתנאים וללו"ז שנקבעו.
3.     רכש חוץ (חו"ל) ü     ההזמנות מתקבלות דרך אנשי המכירות (לאחר שמתבצע תהליך כפי שפורט בנושא רכש הפנים), ומועברות למנהל היבוא; ü     מנהל היבוא בודק את ההזמנות (האם המק"טים נכונים וכד'); ü     מופקת הזמנת רכש מהיצרן בחו"ל, אשר מועברת באמצעות דוא"ל למרכז הלוגיסטיקה של זירוקס בהולנד; ü     עותק מההזמנה מועבר להקלדה למערכת ה-ERP אשר מבוססת על  SAP, עבור מערכות הנה"ח והלוגיסטיקה הפנימית; ü     הסחורה מסופקת ממחסני החברה בהולנד, דרך משלח מקומי הקשור לחב' שילוח בישראל (המשלוחים בד"כ מוטסים.  כאשר ישנם משלוחים גדולים ולא דחופים – ההובלה מתבצעת דרך הים כי היא זולה יותר); ü     כשהסחורה מגיעה לארץ – נציג חב' השילוח הישראלית משחרר אותה מהמכס ומתאם עם מנהל היבוא את ההובלה למחסני החברה בתל-אביב.