סוגיות נבחרות בניהול משאבי אנוש מדריך ומטמיע מערכות מידע רקע
'ג'ון ברייס מכללת היי-טק' מהווה את חטיבת ההדרכה של חברת מטריקס. הארגון עוסק בתחום הדרכת טכנולוגיות מידע ומיומנויות ניהול, שירות ומכירות. לארגון שני תחומי פעילויות עיקריים: קורסי הסבה והכשרה המיועדים לחסרי ניסיון בתחום שמעוניינים להשתלב בתחום המחשוב תוך שנה/ קורסים מקצועיים הנמשכים ימים אחדים ומיועדים להכשרות של עובדים בתחום המחשוב. ובתחום הטמעת מערכות מידע ממוחשבות בארגונים בקרב משתמשי הקצה של המערכות, ליווי בתהליך משלב פיתוח ההדרכה דרך הדרכות פרונטאליות ועד להטמעה יחידנית בארגון עצמו. כמנהלי מחלקת מש"א ב"ג'ון ברייס מכללת היי טק", אנו נדרשים לאייש את תפקיד "מדריך ומטמיע של מערכות מידע ייעודיות" בארגון.
במהלך העבודה נבחן את התפקיד על היבטיו השונים, על מנת לגייס לשורותינו את האדם הנכון, לתפקיד הנכון ובזמן הנכון. ניתוח עיסוקים מסמך המכיל את כל האינפורמציה בנוגע לתפקיד ספציפי בארגון והנדרשת מממלא התפקיד. משמש עזר לארגון המעסיק ולעובד, ומחייב ע"פ חוק. מסייע לארגון בבחירת המועמד המתאים ביותר לאיוש התפקיד ואילו לעובד נותן מצע כללי  על המשרה ומצייד אותו באינפורמציה הדרושה לו להבין את אופי המשרה ואת אופי מקום העבודה. מגדיר תכונות- אופי, יכולות, כישורים, ידע, ניסיון, השכלה, תנאי העסקה פיזיים, הממשקים ותחומי אחריות, מטלות ומשימות וסמכות המועסק..
מצוי – בחברה לא קיים ניתוח עיסוקים לתפקיד זה.
על מנת להעריך בין המצב המצוי לרצוי, תחקרנו את מנהלת משאבי האנוש ומס' מדריכים ומטמיעים בנפרד, בעזרת תשובותיהם הערכנו את הפער הקיים. הנחנו שמנהלת מש"א תענה על השאלות באופן שיבטא את הרצוי, בעוד שהמדריכים שמבצעים בפועל את התפקיד ייתנו לנו תמונה הוליסטית על המצב המצוי בתפקיד. בנוסף, ככלל ברזל למקורות: היה הכרחי להשתמש ביותר ממקור אחד לקבלת המידע האובייקטיבי ביותר. את המסקנות מהשאלות יישמנו בניתוח העיסוקים הרצוי.
רצוי – תיאור התפקיד:
מכלול המטלות, מטלות המשנה והיסודות שאמורות לשקף את תוכנו של התפקיד ואת הפעילויות המבוצעות בו וכן את הכלים והעזרים המסייעים לביצוע.
התפקיד כולל 3 תחומי אחריות עיקריים: 1. פיתוח הדרכה: קביעת פגישה עם מאפיין- קבלת הסבר כללי על התכולה החדשה, אופן העבודה ותקלות מוכרות שיש להעביר למשתמשים, בדיקת התכולה במערכת- ניסוי ותהייה עצמי ללמידה והבנת הדקויות, פיצוח תהליך ההדרכה- מיפוי המשתמשים הרלוונטיים לתכולה החדשה, קביעת תהליך ואופן ההדרכה (פרונטלי, מצגת ללימוד עצמי). כתיבת חומרי הדרכה (מצגת, ספר משתמש, מדריך מקוצר, מערך שיעור). תיקוף חומרי הדרכה מול מאפיין, מנהל צוות הדרכה, וראש תחום הדרכה בחיל האויר. קביעת והעברת הדרכת פיילוט- לבדיקת טיב וזמני ההדרכה, מתבצעת מול משתמשים נבחרים. תיקון חומרי הדרכה לפי ההערות שהועלו עד כה. תחזוקה שוטפת של אתר האינטרנט- סידור והעלאת קבצי חומרי ההדרכה. הדרכה פרונטאלית: קביעת לו"ז הדרכות מול משתמשים מובילים.
שליחת זימונים להדרכות לתפוצת בעלי תפקידים רלוונטיים. מהלך ההדרכה- הצגה עצמית, הצגת הנושאים הנלמדים, העברת השיעורים, שאילת שאלות לוידוא הבנת המשתמשים. תרגול- מענה על שאלות המשתמשים בזמן התרגול. סיכום ההדרכה והעברת טופס משוב (יש לציין כי המשוב הוא על המערכת עצמה ולא על טיב ההדרכה). כתיבת תחקיר- איסוף הערות לצוות האפיון, תקלות שהיו במהלך ההדרכה ובעיות מנהלתיות, שליחת התחקיר לראש תחום הדרכה בחיל אויר