עבודה אישית במודול שיפור עסקי (2068) תאריך הגשה: 19/09/2008
תקציר מנהלים חברת "דיגיטל גרפיטי" הינה חברה לדפוס דיגיטלי מהמובילות בענף ובעלת נסיון של למעלה מ-15 שנים בתחום.
החברה ממוקמת בבני ברק ונחשבת מהמובילות בהדפסות פורמט רחב על טקסטיל ושלטים, מתקני תצוגה ודפוס דיגיטלי לנקודות מכירה, כנסים ותערוכות.
לחברת דיגיטל גרפיטי מפעל טקסטיל הממוקם במושב סלעית אליו מועברות הדפסות על בד כגון דגלים, וילונות ומוצרי טקסטיל נוספים.
החברה נמצאת בבעלותה המלאה של עמית פייט ודודי רק. דיגיטל גרפיטי מונה כ
5 עובדים אשר חלקם עובדים במשרדה הראשי בבני ברק וחלקה עובדים במפעל במושב סלעית.
במשרדה הראשי קיימות מספר מחלקות: שירות (מזכירת החברה, משרדי ההנהלה, ומשרדי סוכני המכירות), מחלקת גרפיקה, מחלקת ייצור (דפסים וחותכים) ומחלקת שליחים.
כיום לחברה ישנם לקוחות רבים כגון חברת פלאפון, אורנג', חברת הפירסום תותים, מיכל נגרין ולקוחות מחו"ל.
העבודה עוסקת בביצוע פרויקט שיפור תהליך ניהול ההזמנות בארגון אשר משפיע על מצבה הכלכלי של החברה וגורם לה להוצאות והפסדים רבים כתוצאה מניהול לקוי.
בחלקה הראשון והשני של העבודה נבחנו שלבי ביצוע פרויקט על פי תהליך Business Process Re-engineering תוך הצגת המסמכים הדרושים לכך כגון מסמך Statement Of Work, מסמך  Organizational Breakdown Structure, רשת PERT, תרשים GANTT וטבלת זמנים ומרווחים.
לאחר ניתוח כל השלבים שצוינו מעלה, נותחו, בחלקה השלישי של העבודה, הביצועים והבקרה של הפרויקט תוך הגעה לסיום הפרויקט, בחלקה הרביעי של העבודה וביצוע בקרה על הפרויקט בארגון, בחלקה החמישי והאחרון של העבודה.
תוכן עניינים
תקציר מנהלים. 2
תוכן עניינים. 3
תיאור פעילותו של הארגון 3
הצגת שטחי פעולה הדורשים שיפור. 3
1 . ייזום פרוייקט BPR (Business process reengineering) 3
א. שלבי היישום של BPR בארגון 3
BPR בארגון "דיגיטל גרפיטי". 6
1 .   מסמך "צריך לעשות מעשה" בחברת דיגיטל גרפיטי:. 6
2 .  מכתב "הכרזה על חזון" לחברת דיגיטל גרפיטי:. 6
3 . מעשים בפועל:. 7
4 . מעורבות בהערכת ביצועים:. 7
5. בניית צוות BPR:. 8
ב. מסמך SOW של תהליך ה-BPR:. 8
ג. שלבי התהליך מנקודת הייזום עד לשלב ה-SOW:. 10
2 . תכנון פרויקט BPR:. 11
א. מסמכי OBS, PBS ו- WBS  לתהליך:. 11
Organizational Breakdown Structure: 11
תכנון הפרוייקט. 13
Product Breakdown Structure: 14
Work Breakdown Structure: 14
ב. רשימת פעולות בתהליך WBS:. 14
ג. רשת PERT, לוח GANTT וטבלת זמנים ומרווחים:. 15
Program Evaluation Review Technique: 15
רשת PERT:. 16
לוח GANTT:. 17
טבלת הזמנים והמרווחים של הפרויקט:. 18
ג.   פירוט אבני דרך לפררויקט:. 19
3 .   ביצוע ובקרה של הפרויקט  20 א.  תיאור המשאבים הדרושים, פרופיל משאבים ופילוס משאבים:. 20 ב.  תקציב הפרויקט לפי פעולות, חודשים ותקציב מצטבר:. 22
ג.   הקשר בין עלות הפרויקט לבין משך הפרויקט:. 23
ד. ההסתברות לסיום הפרויקט בזמן:. 23
4 . סיכום הפרויקט. 26
א. פעולות בסיום פרויקט ה-BPR:. 26
ב. גורמי אי וודאות:. 27
המלצות:. 27
ג. סיכונים אפשריים ואופן הטיפול בהם:. 28
5. בקרה. 31
א. מעגל הבקרה:. 31
פירוט מרכיבי מעגל הבקרה:. 32
ב. מדדים ותקנים לארגון 33
ג. תוצרי לוואי של הבקרה בארגון והשימוש בהם:. 35
ד. הצעת שיפורים וכיווני פעולה (בהתאם לסעיף ג') 36
בבליוגרפיה. 38
תיאור פעילותו של הארגון לחברת דיגיטל גרפיטי מגוון תחומי פעילות לכל הקשור בהדפסה דיגיטלית: ביצוע שלטי חוצות, דגלי פרסום, עיטוף רכבים, מיתוג חנויות, הגדלת תמונות, אופנה וטקסטיל (לדוגמא כל הדוגמאות לקולציות של מיכל נגרין מודפסות על נייר מיוחד אשר נשלח למפעל החברה שם הן מועברות לבד אשר ממנו תופרים חולצות, חצאיות וכד'), חיתוך צורני, מוביילים תלויים, הדפסה ויצור וילונות, תפירה ומסגור ומתקנים שונים כגון מערכת רולאפ, מערכת פופ-אפ וכד'. (ראה נספח 1).
החברה מספקת שירות "עד בית הלקוח" כאשר המוצר המוגמר, לפי דרישות הלקוחות, מסופקים ישירות למקום בו הלקוח רצה שהמוצר יגיע.
הצגת שטחי פעולה הדורשים שיפור אחת הבעיות העיקריות של החברה נמצא בתהליכי העבודה. נכון להיום אין לחברה תהליכים כתובים ותפקידים מוגדרים עבור כל אחד מעובדי החברה. השיטה העיקרית הינה "כל אחד צריך לדעת הכל" ואין עובדים אשר התמקצעו בתפקידם היומ-יומי. תהליך קבלת ההזמנות מהלקוחות מבוצע על ידי מספר גורמים- לפעמים המזכירה עונה לטלפון ומעבירה את ההזמנה למחלקת הגרפיקה ומשם למחלקת הייצור לדפס ולפעמים סוכני המכירות ממלאים טופס הזמנה ומעבירים את ההזמנה למחלקת ייצור ישירות ללא בדיקה של הגרפיקאי. בעיה זו מהווה מקור לטעויות רבות שכן במידה ומידות הקובץ אינן תקינות, ההזמנה מודפסת בכל מקרה, הלקוח לא מרוצה והחברה צריכה לספוג את ההפסדים ולהדפיס שוב את ההזמנה, בצורה הנכונה.
בנוסף, המחסור בנהלי עבודה מסודרים והגדרות תפקידים ברורים, גורמים למעבר  ההאשמה לטעויות ממחלקה למחלקה ומבעל תפקיד אחד לבעל תפקיד שני. על מנת לעמוד בדרישות הלקוח ולבצע את ההזמנה בצורה היעילה והטובה ביותר הן ללקוח והן לארגון תוך הוצאות מינימאליות, עלינו לבצע שינוי BPR בחברה במגוון תחומים.
 ראשית עלינו לבדוק את היתכנות השינוי, הדרישות וההשלכות ובהתאם, לבצע את השינוי המתאים ביותר ובכך להביא להגברת שביעות רצון הלקוחות, הגדלת כמות הלקוחות והפסדים מינימאליים לחברה.