פרויקט גמר במערכות מידע - טבע נאות
| מוסד לימוד | מכללת שנקר |
| סוג העבודה | עבודת גמר |
| מקצוע | מנהל עסקים וניהול |
| מילות מפתח | הטמעה, טבע נאות, יישום, מערכות מידע, תעשייה וניהול |
| שנת הגשה | 2005 |
| מספר מילים | 26669 |
| מספר מקורות | 15 |
תקציר העבודה
פרויקט גמר חברת "נאות" בניהול תעשייתי, שנקר.
2005
תקציר מנהלים במסגרת פרוייקט הסיום שנדרשנו אליו כחלק מהחובות לקבלת תואר ראשון בהנדסת תעשיה וניהול, חיפשנו פרוייקט שיתאם להתמחות תואר זה – מערכות מידע, ואשר נוכל ליישם בו את הכלים שנרכשו תחת התמחות זו.
חברת טבע נאות, קנתה את מערכת "גזית", לניהול מידע נכון בחנויות הקמעונאיות שברשותה. אולם, קברניטי החברה טענו כי ניצול התכונות שהמערכת מציעה אינו בא לידי ביטוי מלא.
צורך זה, יצר את שיתוף הפעולה לפרויקט בין חברת טבע נאות למכללת שנקר.
כתוצאה משילוב הצרכים הן מצידנו והן מצד חברת טבע נאות הוסכם על ביצוע פרויקט זה ותיחום גבולותיו.
מתודולוגיית העבודה לפיה פעלנו במסגרת פרויקט זה הינה: א. סקירת חנויות הרשת על מנת להכיר את הארגון, לנסות ולהתחכות על הקשרים הפנים ארגוניים, את התהליכים העסקיים, לבחון את העובדים וכדומה. הסיבה השניה הייתה על מנת להכיר את המערכת, אשר הייתה כבר מותקנת בחלק מהחנויות, ללמוד עליה ואת רמת הידע שיש למשתמשי המערכת.
ב. פגישה עם הנהלת החברה. העלינו בפניה נקודות ,שהיה צורך לבחון, ובמקביל נסינו להבין מהם את אופי השימוש במערכת. לאורך כל המפגשים עלתה בעיה שחזרה על עצמה מצד כל חברי ההנהלה, והיא בעיית המלאי. (למרות שאופי הפרוייקט לא מחיל בתוך גבולותיו את היבט ניהול המלאי, בדקנו לאורך הפרוייקט האם יש אפשרות למזער את הבעיה בעזרת ניצול הולם של המערכת). ג. מיפגש עם חברת "יישומים", החברה שבנתה את המערכת. ניפגשנו עם המתכנתים שסקרו בפנינו את יכולותיה של מערכת מידע זו.
ד. לאחר שלב איסוף הנתונים הראשוני פנינו לעיבודם וסקרנו את כל בעיות הארגון אל מול יכולות המערכת. המסקנה שעלתה היא כי הארגון לא מנצל את רוב התכונות שמציעה לו המערכת. למעשה בשלב הראשוני מערכת גזית בחנויות שימשה כקופה לכל דבר אך לא יותר.
ניהול המלאי בארגון מנוהל על ידי מערכת AS400 שמתממשקת למערכת גזית. זהו אילוץ אשר עליו הוחלט עוד בשלב הקמת המערכת. למרות שגזית מציעה היבט של ניהול מלאי, תכונה זאת עדיין לא ברמה לניהול מלאי בסדר גודל ארגוני כשל חברת טבע נאות. מכאן נובעת המסקנה כי ניהול המלאי על ידי מערכת AS400הוא הצעד הנכון.
מניתוח הנתונים הגענו למסקנות בשני היבטים אשר על הארגון יש לפעול בהם:
1. ניצול נכון של יתרונות ותכונות המערכת.
2. הטמעה והדרכה למשתמשים.
יתרונה הבולט של מערכת גזית על המערכות המתחרות הוא אפשרות ניהול קהל לקוחות. אפליקציה זו אינה בשימוש על ידי טבע נאות. כחלק מהפיתרון הכולל של ניהול מלאי נכון, הועלתה המסקנה כי מעקב אחר לקוחות ואיפיונם בכל חנות וחנות יאפשר להתאים את הסחורה המגיעה לחנות לפי קהל היעד שלה. אומנם זהו לא פיתרון מלא של בעיית המלאי שקיימת כיום בארגון אך זהו בהחלט מרכיב חשוב בצמצום המלאי. היבט נוסף שמתקיים תחת אפליקציה זו הוא שמירת הקשר עם הלקוח ובכך שימור הלקוח עצמו.
פן נוסף שמצאנו לנכון לשים עליו דגש הוא השימוש בתהליכי מכירה מתקדמים שהמערכת מציעה ועדיין לא נעשה בהם שימוש. המערכת פותחת בפני החברה אפשרות לקיום מבצעים שכבר קיימים במערכת והכנסת מבצעים חדשים.
המסקנה הנובעת מאלו היא כי על מנת להביא לניצול נכון של יתרונות ותכונות המערכת יש לשלב בה אפליקציות נוספות.
ההיבט השני שנידרשנו עליו הוא הדרכת המשתמשים. מאחר וקיים כבר ספר הדרכה למערכת המידע ולאחר בחינתו הגענו למסקנה כי ספר זה מספק את צרכי הארגון בנושא הדרכת משתמשי המערכת וכי ניתן לעשות בו שימוש בהדרכות שיתבצעו בעתיד. תוכן עניינים
מסמך ייזום רקע על החברה 16
הצורך בפרויקט 19
מטרת הפרויקט 19
מצב מחשוב קיים 20 הגדרת המשימה 20 צוות הפרויקט 20 תיחום הבעיה 21
היוזם 21
המשתמשים 21
מטרות מערכת "גזית" 22
אילוצים 23
עלויות 23
ניתוח סיכונים זיהוי סיכונים 24 הערכת סיכונים
5 טיפול בסיכון 26
אבני דרך 27 תרשים "גנט" 28
ניתוח מצב קיים הקדמה 29
סביבה ארגונית רקע 30 חזון החברה 31
דרך 31
תרשים ארגוני 32
פעילות החברה 33
פריסה 33
מוצרי החברה 34
ייצור והפצה 35
ניהול איכות 36
שירות 37
השוק בו מתמודדת החברה 37
תחרות 39
מודל PEST Political 41
Technological 42
Economic 43
Social 44
מסקנות 47
מודל SWOT 48
מערכת המידע בארגון 50 מערכת "גזית" 50 סקירה ספרותית הקדמה 51
המהפכה בתחום מערכות המידע 52 מבוא למערכות מידע 54
מושגים 54
גישת מערכת 55
מחזור חיים מערכת מידע 57
סוגי מחזורי חיים 60 מטריצת עץ מערכת 62
חקר ישימות 64
מודל דלפי 66
הדרכה והטמעה של מערכת מידע 67
הדרכה 67
הטמעה 68
השיטה המיטבית לתכנון והטמעת מערכת מידע 69
מודלים למחזורי חיים גישת "בנה ותקן" 76
מודל "מפל המים" 77
גישת האבטיפוס 78
פיתוח הדרגתי / תוספתי 79
פיתוח ספיראלי 79
מבנה מערכות מידע ממוחשבות 80 מודלים של מידע בארגון המודל של אנתוני 81
המודל של פורסטר 83
המודל של בלומנטל 84
קשרי מערכת מידע עם הסביבה 85
מערכת ERP רקע 86
התפתחות מערכות ה- ERP 87
שילוב מערכות רכש אלקטרוני עם מערכת ERP 89
סיכום 90 סוגי מערכות מידע 91
מאפייני המידע 92
מערכות ניהול 93
מודל SIMON 96
סוגי מערכות מידע 97
מערכות מידע לניהול נקודות מכירה מתחרות (POS) 100 חברת "TZUR" 100 חברת "CAM Commerce Solutions" 103
חברת "XpertMart" 104
ניתוח מגמות התחום 105
ניתוח ראשוני הקדמה 107
שלב איסוף הנתונים 107
ניתוח הנתונים 108
צרכים 108
תיאור מצב קיים הכרת המערכת ויכולותיה מערכת "גזית" 109
החברה המפתחת 109
שירותי החברה 109
על המערכת 110 מבנה המערכת 112
ממשקים 113
מערכת מידע "טבע נאות"- טופולוגיה 114
תכונות המערכת 115
יכולות המערכת ניהול מכירות 116
ניהול מלאי 117
ניהול כספי 117
התוכנה 118
בקרה 118
ישום ושירות 119
סיכום יכולות המערכת 119
הפקת דוחות אפשריים ב- "גזית" מכירות 120 לקוחות 121
עובדים 121
זיכויים והנחות 121
מלאי 122
תקבולים תזרים ופריסה 122
מבצעים 123
מחירונים 123
אילוצים 124
ניתוח מתקדם תהליכים 1
5 תהליכים קיימים תהליך מספר אחד – תהליך מכירה 1
5 תהליך מספר שתיים – תהליך תיקון מוצר 133
תהליך מספר שלוש – תהליך ניהול כח אדם 138
תהליך מספר ארבע – תהליך הפקת דוחות 140 DFD מצב קיים תרשים תוכן 144
תרשים אפס 145
תרשים אחד 146
תרשים שתיים 147
תרשים שלוש 148
תרשים ארבע 149
פירוט מרכיבי המערכת 150 קישור בין טבלאות 152
בעיות קיימות 156
התאמת המערכת ותכונותיה לארגון 157
מערך הדרכה 157
ניצול המערכת מכירות 158
לקוחות 159
מלאי 159
עובדים 160 זיכויים והנחות 160 תהליכים מומלצים תהליך מספר חמש – תהליך בקרת לקוחות 161
תהליך מספר שש – תהליכי מכירה מתקדמים 165
DFD מצב מומלץ תרשים תוכן 169
תרשים אפס 170 תרשים אחד 172
תרשים שתיים 173
תרשים שלוש 174
תרשים ארבע 175
תרשים חמש 176
תרשים שש 177
פירוט מרכיבי המערכת 178
קישור בין טבלאות 180 מסקנות והמלצות הקדמה 181
הדרכה 181
ניצול המערכת 183
סיכום הפרויקט מהזוית האישית 185
ביבליוגרפיה 186
נספחים ניספח א', סיכום פגישות 187
ניספח ב', דוח סקירת חנויות טבע- נאות מאפיינים כלליים לחנויות טבע נאות (שהועלו ראיונות) 194
מערכת "גזית על פי הראיונות 195
בעיות בניהול החנויות על פי העובדים 195
הצפת בעיות שעלו כתוצאה מסקירת החנויות 196
מסקנות מניתוח סקירת החנויות 197
המלצות להמשך יישום הפרויקט 198
ניספח ג', דוח הבהרות תהליכים עובדים 199
הצורך במערכת מידע 199
מערכת מידע גזית מצב קיים 200 ציפיות ממערכת המידע וממצב עתידי 201
חזון למערכת המידע 201
אופי זרימת המידע 201
מלאי 202
שירות 202
הדרכת עובדים חדשים 202
עובדי חנויות 203
בעיות 203
ניספח ד', דוחות מערכת פריסת מלאי לפי חנויות 204
דוח המלצה להזמנות 205
דוח מכירות מטריצה 207
דוח פריטים מובילים 209
דוח מכירות לפי שעות 210 התפלגות מכירות פריטים לפי חנויות 212
דוח קניות לקוחות 213
פריסת מידות קב מאפיינים 215
דוח השוואת מכירות בין שתי תקופות 217
מצגת 219
Thanks 233
Manager's Summery 234
Conclusions and Recommendations 238
תוכן עניינים טבלאות ותרשימים טבלאות טבלה מס' 1, אירועים אל מול גורמי סיכון 24
טבלה מס' 2, הערכת סיכונים
5 טבלה מס' 3, טיפול בסיכונים 26
טבלה מס' 4, יבוא נעליים לפי שנים 68
טבלה מס' 5, תוצאות סקר, נעליים לפי מותג 46
טבלה מס' 6, מטריצת "עץ המערכת" לפי מודל "מחזור החיים" 62
טבלה מס' 7, חקר ישימות לפי דלפי 66
טבלה מס' 8, מודל Anthony עם Simon 99
טבלה מס' 9, טבלת דגם/ צבע/ מידה של XpetMart 104
טבלה מס' 10, תהליך מספר 1, תהליך מכירה 126
טבלה מס' 11, תהליך מספר 2, תהליך תיקון מוצר 133
טבלה מס' 12, תהליך מספר 3, ניהול כח אדם 138
טבלה מס' 13, תהליך מספר 4, הפקת דוחות 140 טבלה מס' 14, קלטים ופלטים 151
טבלה מס' 15, תהליך מספר 5, בקרת לקוחות 161
טבלה מס' 16, תהליך מספר 6, תהליכי מכירה מתקדמים 165
טבלה מס' 17, קלטים ופלטים חדשים 179
תרשימים תרשים מס' 1, תרשים גנט 28
תרשים מס' 2, תרשים ארגוני 32
תרשים מס' 3, התפלגות מכירות לשנת
2 002 לפי שווקים 39
תרשים מס' 4, נוהל מפת"ח 63
תרשים מס' 5, החזר על השקעה 65
תרשים מס' 6, גישת "בנה ותקן" 76
תרשים מס' 7, מודל "מפל המים" 77
תרשים מס' 8, גישת "אב טיפוס" 78
תרשים מס' 9, המודל ההיררכי של אנתוני 82
תרשים מס' 10, המודל של פורסטר 83
תרשים מס' 11, המודל של סימון 96
תרשים מס' 12, מבנה מערכת גזית 112
תרשים מס' 13, אופן מעבר המידע במערכת 113
תרשים מס' 14, מערכת מידע "טבע נאות"- טופולוגיה 114
תרשים מס' 15, תרשים פעילות, מידע ללקוח 128
תרשים מס' 16, תרשים פעילות, מכירת מוצר 129
תרשים מס' 17, תרשים פעילות, עדכון מחירים 130 תרשים מס' 18, תרשים פעילות, החלפה/ החזרת מוצר 131
תרשים מס' 19, תרשים פעילות, קבלת מוצר פגום 134
תרשים מס' 20, תרשים פעילות, שליחה לתיקון 135
תרשים מס' 21, תרשים פעילות, קבלת מוצר מתיקון 136
תרשים מס' 22, תרשים פעילות, החזרת מוצר ללקוח 137
תרשים מס' 23, תרשים פעילות, מעקב אחרי שעות עבודה 139
תרשים מס' 24, תרשים פעילות, הפקת נתונים 141
תרשים מס'
5 , תרשים פעילות, הפקת רשימת מלאי 142
תרשים מס' 26, תרשים פעילות, הפקת דוח שעות עבודה 143
תרשים מס' 27, תרשים תוכן 144
תרשים מס' 28, תרשים "0" 145
תרשים מס' 29, תרשים "1" 146
תרשים מס' 30, תרשים "2" 147
תרשים מס' 31, תרשים "3" 148
תרשים מס' 32, תרשים "4" 149
תרשים מס' 33, קישור בין טבלאות 152
תרשים מס' 34, תרשים פעילות, קליטת/ עדכון פרטי לקוח 163
תרשים מס' 35, תרשים פעילות, אפיון לקוחות 164
תרשים מס' 36, תרשים פעילות, קליטת מבצעים 166
תרשים מס' 37, תרשים פעילות, הפסקת מבצע 167
תרשים מס' 38, תרשים פעילות, הפקת דוח 168
תרשים מס' 39, תרשים תוכן 169
תרשים מס' 40, תרשים "0" 170 תרשים מס' 41, תרשים "1" 172
תרשים מס' 42, תרשים "2" 173
תרשים מס' 43, תרשים "3" 174
תרשים מס' 44, תרשים "4" 175
תרשים מס' 45, תרשים "5" 176
תרשים מס' 46, תרשים "6" 177
תרשים מס' 47, קישור בין טבלאות 180