תוכן עניינים
הקדמה. 2
בעיית ניהול ידע. 3
הפתרון 4
מערכות מידע תעשייתיות-מערכות מתמחות. 4
תרשים המערכת: 4
היישום. 4
מבנה כללי 4
תרשים תוכן מפורט למערכת. 5
משתמשים ומערכות משיקות. 6
סוגי המשתמשים במערכת ניהול ידע. 6
סוגי תפקידים של משתמשי המערכת. 6
מערכות משיקות. 7
טכנולוגיה ותשתיות. 8
פלטפורמת ה MOSS.. 8
שרת SharePoint Server 8
המשך הפתרון-נכסים נוספים. 10 מערכת SHAREDOCS –הצגת ניהול מסמכים-מסך כללי 10 המשך פתרון-התאמה של הבסיס הטכנולוגי 10 יישום הפתרון 11
בעיות ביישום הפיתרון 12
בעיות במערכות לניהול ידע. 13
הגישה הנכונה ליישום מערכת לניהול ידע. 14
הצגת חלופות לפתרון 14
מסקנות. משפטים נספחים. 16
מקורות. 17
הקדמה מחקרים של חברת  Accenture מנבאים כי בשנים הקרובות יופק מידע בנפח גדול הרבה יותר מכל מה שהופק אי פעם בהיסטוריה ורובו יהיה דיגיטאלי. הגידול העצום באינפורמציה בתוך ארגון, יחד עם הדרישה להגן על הנכסים האינטלקטואלים הביאו לבחור בחירה אסטרטגית בצורך בהטמעת מערכות לניהול ידע.
ניתן להגדיר את החזון בהקמת מערכת ניהול ידע באופן הבא: מערכת ניהול ידע היא אמצעי אסטרטגי להשגת יעדי הארגון.
מערכת ניהול ידע מתבטא ביכולת לשתף מידע,לאחזר מידע, לקבל מידע ומאפשר לבצע פעולות עליו) ליצור מידע מעובד).
מערכת ניהול ידע הינה גישה שיטתית לעזור לארגון לשפר את עסקיו:
 להרוויח או לחסוך כסף, להיות תחרותי ולקבל החלטות טובות יותר באמצעות הפצה של הידע בארגון. מערכת ניהול ידע מאפשרת לכל עובד לקבל את המידע הרלוונטי לתפקידו בזמן הנכון באופן נגיש ומיידי על מנת להפוך את המידע לידע בעל ערך לארגון.
מתוך חזון זה קם הצורך במערכת לניהול יידע, כאשר בשלב הראשון נידרש הצורך בריכוז מידע סביב תקלות הפוגעות בזמינות ובאמינות היחידות-הפרעות.
במסמך זה נאפיין את המרכיבים העיקרים לצורך פיתוח מערכת ניהול יידע – סוגי הפעילות, מקורות המידע מטרות וצורת המימוש בהיבט הטכנולוגי שעל ידי הפצה ולמידה של מומחיות זו תהווה בסיס לקידום מטרות האגף.
למרות שתחום זה מורכב ודורש התייחסות טכנולוגית נרחבת, אין רק המרכיב הטכנולוגי מהווה בסיס להצלחה.  ההשקעה הנעשית בלכידת ידע וניהולו היא השקעה המניבה חסכון גדול בעלויות הייצור והתחזוקה, הגדלת האפקטיביות התפעולית של הארגון ושיפור איכות התוצרים.  יש לזכור כי הידע הנו נכס שהארגון לא יכול להפסיד וזליגתו גוררת פגיעה קשה בארגון ,לעומת זאת ניהולו השיטתי יכול להביא לשיפור בכל רובד של הפעילות.
לסיכום ,יש לבסס את  אסטרטגיית ניהול ידע מהגדרה של היעדים האגפיים אותם ניהול הידע יכול לקדם.  הדרך לעשות זאת היא ע"י הטמעת תפיסה רב תחומית  כוללת של ניהול ידע המורכבת מהגדרת תהליכי עבודה מתאימים ,הבניית תרבות ארגונית המעודדת ניהול ושיתוף ידע ומימוש בטכנולוגיה תומכת  .רק כך ניתן להפוך את הידע למשאב ארגוני אפקטיבי המנוצל  בפעילות השוטפת וכך יעניק לארגון את היכולת להשיג את מטרותיו בצורה היעילה ביותר.
בעיית ניהול ידע בארגון קיים ידע רב בנושא הפרעות בתפעול בראשם של העובדים ובמסמכים מבוזרים באתרים  השונים של החברה שאינו מתועד ומנוהל באופן חלקי ,הידע נוצר כתוצאה מניסיון מצטבר של עובדי הארגון בפרויקטים השונים,כישלונות והצלחות שהתרחשו ולקחים ותובנות שנרכשו.
הידע עולה על פני השטח רק באופן אקראי ,התייעצויות בטלפון ,דיונים חפוזים וכו'.
מכיוון שידע זה לא מנוהל הוא לא יכול להיות מנוצל באופן מושכל כדי להגדיל את האפקטיביות העסקית .
שוב ושוב קורה כי נעשית עבודה כפולה בארגון כתוצאה מחוסר יכולת לאתר תיעוד שימור ותיעוד הידע.
ניתן להסיק פעמים כי מושקע זמן רב כאשר נתקלים בבעיה ,משימה או תלונה בחיפוש אחר הגדרת הפיתרון מבלי יידע כי  במקום אחר בארגון כבר נתקלו באותה תקלה ,חקרו את הנושא ומצאו פתרון.
כדי לממש את היעדים העסקיים של הארגון ולהגיע להתייעלות תפעולית הארגון חייב להיות מסוגל לנהל לתעד,לאגור,לאחזר להפיץ את מכלול פרטי הידע והניסיון הנצבר ע"י העובדים במהלך עבודתם.
הבעיות נחלקות לשני תחומים עיקריים, בשל אופי הידע הנדרש בכל תחום:
l      תחום I: תחום ניהול הידע ברמה הניהולית.
l      תחום II: תחום ניהול הידע ברמת הארגונית – התרבות הארגונית.
בעיות ברמה הניהולית §         בקרה –למנהלים אין בקרה אחר השתלשלות משימות ותהליכים.
§         אובדן תכנים ומעקב  – בכל פרויקט בשל  עומס וריבוי המשימות, חל אובדן רב של תכנים אשר לא נעשה בהם שימוש .
§         יציבות  המידע –משאב המידע העיקרי ביותר הקיים בארגון הינו העובדים שלו. §         תקשורת –  קיים קצר תקשורתי רב בין כל אנשי החברה בכל הנוגע לתפעול ולניהול היומיומי.     בעיות ברמה הארגונית §         חלק מהמסמכים נוצרים באופן מבוזר אצל המשתמשים ..
§         לכל אתר בחברה מאגר מידע עצמאי משלה.
§         יש הפצה מוגבלת של  מסמכים ושיתוף ידע  בין האתרים השונים של החברה.
§         אין מאגר מרכזי נגיש וזמין לאחזור וחיפוש מידע בנושא הפרעות בתפעול.
§         יכולת מוגבלת ללמידה מניסיון הנצבר ומניסיון האחרים בנושא הפרעות בתפעול.
הפתרון מערכות מידע תעשייתיות-מערכות מתמחות §         וויקי: היא שיטה לבנייה פשוטה ומהירה של מאגרי מידע ואתרי אינטרנט, בהם התוכן נכתב ונערך על ידי כלל המשתמשים. §         כמו כן , ויקי היא שיטה טובה לשיתוף ידע בקהילות שפועלות באמצעות האינטרנט או בתוך חברות וארגונים. היא מהווה אלטרנטיבה למערכות פורומים במקומות שהידע הוא גדול ומורכב והוא מוכל בדפים ולא בהודעות קצרות. חברות רבות עושות כיום שימוש באתרי ויקי פנימיים כדי לעודד את העובדים שלהם לפרסם ולהפיץ את עבודתם תרשים המערכת:
היישום מבנה כללי תרשים תוכן זה מתאר את שלוש שכבות לבניית מערכת לניהול ידע:
א.             שכבה ראשונה – שולחן ידע עבור המשתמש המכיל את הפורטל והכלים בו.
ב.             שכבה שנייה – שרותי ידע הניתנים ע"י המערכת  כגון ניהול מסמכים,צורות שיתוף (פורמים,קהילות),ומחסן מידע אחיד .
ג.              שכבה שלישית – התשתיות ומערך האדמיניסטרטיבי של המערכת.