מסמך אפיון מערכת לניהול משרד עו”ד תוכן עניינים :
תיאור כללי
3 תרשים מבנה ארגוני 7
פירוט מבנה ארגוני
8 תיחום המערכת
1 2
אילוצים ומגבלות
1 3
בעיות המערכת הקיימת מנהל עסקים מטרות ותועלות של מערכת המידע המוצעת
1 6
ERP
1 7
תיאור כללי הפרויקט מתבצע במשרד עורכי דין הממוקם במגדלי B.S.R.2.
רח’ בן גוריון 1, רמת גן.
משרד עורכי הדין הוקם בשנת 1998, כמשרד פרטי, ופועל מזה כשמונה שנים. בינואר 2006 הועבר המשרד למגדלי B.S.R.2
זאת בשל התרחבות פעילות המשרד והיקף הלקוחות שגדל.
ימי פעילות המשרד בימים א’-ה’, שעות הפעילות הם: 08:30 עד – 19:00. המשרד לא עובד בימי שישי וערבי חגים. במשרד זה עובדים בפועל ארבעה עורכי דין עצמאיים, שלש מזכירות ומתמחה אחד:-
1 . מנהל המשרד הוא עו”ד ונוטריון האחראי על ניהול המשרד. מתמחה ב: עסקאות בנדל”ן, תביעות אזרחיות ואישורים נוטריוניים.
2 . עו”ד, גישור ונוטריון מתמחה בעסקאות בנדל”ן, גישור ואישורים נוטריוניים.
3. עו”ד המתמחה בהוצל”פ.
4. עו”ד העוסק בענייני משפחה.
5. מתמחה (עו”ד) העוסק בעסקאות בנדל”ן, תביעות אזרחיות. המתמחה כפוף למנהל המשרד.
6. מזכירה ראשית עוסקת, בעיקר, בטיפול בלקוחות, קביעת פגישות וכדו’. וכן טיפול בפניות מבתי משפט בדבר תיקי הלקוחות.
7. שתי מזכירות משניות העוסקות בתפעול המשרד, כלומר מטפלות בענייני המשרד השוטפים. כגון: קבלת שיחות טלפוניות, הדפסת מסמכים, תיוק מסמכים, וכדו’.
המזכירה מנתבת את הלקוח לעו”ד המתמחה בתחום פנייתו. זאת משום שכל עו”ד מתמחה בתחום/ים מסוים/ים. במקרה והמזכירה טעתה בניתוב הלקוח לעו”ד המבוקש או במידה והעו”ד לא מעוניין לעסוק בתביעה זו, הלקוח מופנה לעו”ד אחר שיטפל בתיקו. זאת אודות לשיתוף פעולה מלא בין עורכי הדין העובדים במשרד.
יש מקרים בהם מנהל המשרד, שהוא כאמור עו”ד ונוטריון, אינו מעוניין לטפל בתיק מסוים, או שמדובר בתביעות קטנות, או בתביעות בהם הרווח אינו מספק, העו”ד יעביר את התיק לעו”ד אחר העוסק בתחום.
לאחר ניתוב הלקוח לעו”ד המתמחה בתחום פנייתו, נקבעת פגישת הכרות בין הלקוח לעו”ד, ובה אף ניתנת האינפורמציה הנדרשת. בפגישה זו נפתח תיק ללקוח. מכאן ואילך מתחיל העו”ד לבצע את הפעילות הנדרשת. במהלך הפעילות מתבצעות פגישות נוספות בהתאם לנדרש עד לקבלת מתן החלטה. לאחר מכן יבוצע תהליך סגירת תיק. היקף התביעות לחודש הוא כ-30 תביעות בממוצע. רוב התביעות האזרחיות נסגרות תוך שנה עד שנתיים, למעט תביעות מורכבות יותר.
| מילות מפתח | טכנולוגיות מידע בעסקים, מסמך אפיון, מערכות מידע, ניתוח מערכות |
| מקצוע/ות | מנהל עסקים |
| מספר מילים | 2035 |
| מספר מקורות | |
| שנת הגשה | 2013 |